Hướng dẫn thực hiện quy trình 5S trong y tế

5 S được xem như là một phương pháp quản lý hiệu quả được sử dụng phổ biến, đặc biệt là trong lĩnh vực y tế. Vậy 5S trong y tế là gì? 5 S đem lại lợi ích gì cho y tế? Và làm thế nào để thực hiện mô hình này một cách hiệu quả? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết của SUNTECH ngay dưới đây nhé!

1. 5S là gì? Vì sao ngành y tế cần áp dụng?

5S là phương pháp quản lý nơi làm việc xuất phát từ Nhật Bản, được xây dựng dựa trên 5 nguyên tắc cốt lõi:

• Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết.
• Seiton (Sắp xếp): Bố trí dụng cụ, thiết bị, hồ sơ khoa học, thuận tiện.
• Seiso (Sạch sẽ): Luôn giữ vệ sinh sạch sẽ cho khu vực làm việc.
• Seiketsu (Săn sóc – Chuẩn hóa): Duy trì và chuẩn hóa các quy trình sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh.
• Shitsuke (Sẵn sàng – Kỷ luật): Rèn luyện thói quen kỷ luật, duy trì 5S như một văn hóa tự giác.

Ban đầu, 5S được áp dụng rộng rãi trong các nhà máy sản xuất tại Nhật Bản nhờ hiệu quả tinh gọn, tiết kiệm chi phí và giảm lãng phí. Ngày nay, 5S đã trở thành công cụ nền tảng trong nhiều lĩnh vực đòi hỏi quy trình nghiêm ngặt – đặc biệt là ngành y tế.

2. 5S trong y tế

Khác với các ngành sản xuất thông thường, lĩnh vực y tế có môi trường đặc thù đòi hỏi mức độ sạch sẽ, ngăn nắp và an toàn tuyệt đối để bảo vệ sức khỏe bệnh nhân cũng như nhân viên y tế.

Nếu không có quy trình quản lý rõ ràng, khu vực làm việc dễ trở nên lộn xộn, tồn đọng rác thải y tế, thiết bị cũ hỏng, dẫn đến lãng phí, thất thoát vật tư và đặc biệt là nguy cơ lây nhiễm chéo.

Vậy nên, áp dụng 5S trong y tế là điều quan trọng đối với các cơ sở y tế hiện nay.

Ai chịu trách nhiệm triển khai 5S?

• Ban lãnh đạo bệnh viện: Chỉ đạo, phê duyệt ngân sách.

• Điều dưỡng trưởng/Trưởng khoa: Triển khai, giám sát, duy trì.

• Nhân viên y tế: Thực hiện trực tiếp, tuân thủ quy trình, đóng góp ý kiến cải tiến.

5S trong y tế khác 5S trong sản xuất như thế nào?

Nhiều người thường nhầm lẫn rằng 5S trong y tế cũng giống quy trình 5S trong sản xuất công nghiệp. Thực tế, hai mô hình này tuy cùng tuân theo nguyên tắc Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng, nhưng khi áp dụng vào bệnh viện, phòng khám sẽ có những yêu cầu chặt chẽ và đặc thù hơn. Cụ thể:

Xem thêm: Tìm hiểu về 5S trong sản xuất công nghiệp

3. Lợi ích khi triển khai 5S trong bệnh viện, phòng khám

Bằng cách sắp xếp và làm sạch không gian làm việc, quy trình này mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho bệnh nhân, nhân viên và các đơn vị y tế.

Đối với bệnh nhân

• Tiếp cận dịch vụ y tế nhanh chóng, không mất thời gian chờ đợi do quy trình tối ưu.
• Được điều trị trong không gian sạch sẽ, vô trùng, giảm thiểu nguy cơ lây nhiễm chéo.
• Tiết kiệm chi phí hoạt động, tránh lãng phí tài nguyên y tế. Giảm thiểu chi phí liên quan đến y tế.

Đối với nhân viên y tế

• Tăng hiệu quả công việc nhờ sắp xếp dụng cụ, thuốc men khoa học.
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ, trang thiết bị.
• Hình thành thói quen kỷ luật, tinh gọn – là nền tảng để áp dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng cao hơn.
• Môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, hạn chế tai nạn lao động.

Đối với đơn vị y tế

• Nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp khi đón tiếp bệnh nhân, đối tác, đoàn kiểm tra.
• Tối ưu chi phí vận hành nhờ giảm lãng phí, thất thoát, hao hụt.
• Tạo tiền đề để đạt các chứng nhận ISO, JCI, HACCP… phục vụ mục tiêu quốc tế hóa chất lượng dịch vụ.
• Duy trì và phát triển văn hóa bệnh viện kỷ luật, sạch đẹp.

4. Quy trình thực hiện 5S chuẩn cho bệnh viện, phòng khám

SUNTECH hướng dẫn bạn thực hiện 5S trong y tế sao cho hiệu quả ngay dưới đây.

Seiri – Sàng lọc

Ở bước này, cơ sở y tế và bệnh viện cần:

• Xác định thiết bị, vật tư y tế,…cần thiết cho công việc
• Loại bỏ tất cả các hạng mục được xem là không cần thi

Đây được coi là bước quan trọng, đảm bảo môi trường làm việc của cơ sở y tế an toàn và hiệu quả. Nếu thiếu bước này, các công đoạn tiếp theo sẽ gặp khó khăn trong việc triển khai. Do đó, cơ sở y tế cần hoàn thành bước này một cách cẩn thận và chính xác nhất.

Seiton – Sắp xếp

Bước này sẽ tổ chức và sắp xếp mọi thứ một cách có hệ thống, đặc biệt là trong các khu vực làm việc và phòng khám y tế, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và năng suất. Cụ thể;

• Sắp xếp thuốc, thiết bị y tế theo nhóm, phân khu rõ ràng.
• Gắn nhãn, sơ đồ, hướng dẫn tại kho thuốc, tủ thuốc.
• Quy định vị trí cố định cho xe đẩy, thiết bị hỗ trợ bệnh nhân.

Để đạt hiệu quả tốt nhất trong giai đoạn này, sự hợp tác và đóng góp từ tất cả nhân viên là không thể thiếu. Mỗi cá nhân cần chia sẻ trách nhiệm và phân công nhiệm vụ, điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất và năng suất mà còn tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng và thuận tiện hơn.

Seiso – Sạch sẽ

Trong giai đoạn này, mục tiêu là thiết lập một môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng cho tất cả các phòng và khu vực của cơ sở y tế. Mỗi nhân viên sẽ được phân công trách nhiệm về vệ sinh và duy trì mức độ sạch sẽ cho khu vực cụ thể mà họ đảm nhận.

Seiketsu – Săn sóc, chuẩn hóa quy trình

Bước “Chuẩn hóa” nhấn mạnh việc duy trì và cải tiến những gì đạt được từ 3 giai đoạn trước. Bước này sẽ xác định, thiết lập các tiêu chuẩn và quy tắc để đảm bảo rằng các hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ” được thực hiện một cách đồng nhất và hiệu quả. Cụ thể:

• Xây dựng quy trình chuẩn hoá, checklist kiểm tra vệ sinh.
• Treo bảng nội quy, tiêu chuẩn vệ sinh tại từng khu vực.
• Lập lịch kiểm tra chéo, phân công người chịu trách nhiệm.

Shitsuke – Sẵn sàng và duy trì

Shistuke là bước cuối cùng trong mô hình 5S, bước này giúp duy trì những thay đổi tích cực sau 4S.

• Đào tạo nhân viên về ý nghĩa, mục tiêu 5S.
• Duy trì kiểm tra đột xuất, xử lý vi phạm, khen thưởng cá nhân/khoa phòng thực hiện tốt.
• Gắn 5S vào quy trình ISO, TPM hoặc ERP nội bộ để kiểm soát liên tục.

5. Một số điều cần lưu ý khi thực hiện 5S trong y tế

Các cơ sở y tế cần lưu ý các điểm sau khi áp quy trình 5 S:

• Xác định mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết để triển khai công việc một cách dễ dàng.
• Mọi thành viên trong cơ sở y tế bắt buộc phải hiểu rõ về quy trình 5 S thông qua việc đào tạo và tuyên truyền.
• Thực hiện triển khai mỗi bước theo trình tự và liên tục để đảm bảo tính bền vững và hiệu quả của quy trình.
• Kiểm tra và đánh giá kết quả thường xuyên để theo dõi và cải thiện quy trình.
• Khuyến khích nhân đóng góp ý kiến để duy trì và nâng cao hiệu quả của quy trình.

6. Áp dụng 5S trong y tế thì cần quan tâm điều gì?

Triển khai 5S trong bệnh viện, phòng khám hay phòng xét nghiệm đòi hỏi đặc thù quản lý khắt khe hơn, cụ thể:

• Kiểm soát lây nhiễm chéo: Mọi vị trí đều phải đảm bảo phân tách dòng chảy: thiết bị, rác thải, dụng cụ dùng lại hay dùng một lần đều có quy trình xử lý riêng.
• Tiêu chuẩn vệ sinh nghiêm ngặt: Không chỉ sắp xếp gọn gàng mà còn yêu cầu khử khuẩn định kỳ, tuân thủ quy định an toàn sinh học.
• Phân quyền trách nhiệm rõ ràng: Mỗi khoa phòng, khu vực phải có nhân sự phụ trách 5S riêng – thường gắn với Điều dưỡng trưởng hoặc Quản lý chất lượng. Các bước kiểm tra, báo cáo, lưu hồ sơ phải minh bạch.
• Đào tạo liên tục: Nhân viên y tế thường xuyên tiếp xúc bệnh phẩm, chất thải. Nếu không duy trì ý thức 5S, chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến nhiễm khuẩn bệnh viện.
• Gắn 5S với tiêu chuẩn quốc tế: 5S không tách rời ISO 9001, ISO 15189 (phòng lab), JCI (bệnh viện quốc tế). Các checklist, biểu mẫu thường phải tích hợp đồng bộ để dễ dàng audit.

Thực hiện đúng mô hình 5 S không chỉ giúp cải thiện tổ chức và sắp xếp, mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và hình thành thói quen tích cực cho nhân viên. Ngoài ra, duy trì 5S có thể tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái và làm tăng trải nghiệm cho bệnh nhân. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về 5S trong y tế cũng như quy trình thực hiện mô hình. Xin cảm ơn bạn đã đọc!

Làm phòng sạch điện tử có độc hại không?

Những điều bạn cần biết về bản vẽ tủ điện công nghiệp

Tiêu chuẩn phòng sạch Class 1000 – ISO 6

GLP là gì? Nguyên tắc thực hành phòng thí nghiệm tốt

Hướng dẫn thiết kế sơ đồ kho thuốc đạt chuẩn GSP [2025]

GSP là gì? Tiêu chuẩn GSP trong ngành dược

GDP trong ngành dược là gì? Chứng nhận GDP ngành dược

Quy trình thao tác chuẩn SOP tại nhà thuốc GPP