SOP là thuật ngữ để nói về một hệ thống các quy trình thao tác chuẩn theo tiêu chuẩn GPP, nhằm mục đích đảm bảo an toàn và độ chính xác trong mọi hoạt động ở nhà thuốc. Nếu không có hệ thống quy trình thao tác chuẩn, việc duy trì, cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng và an toàn cho khách hàng sẽ trở nên khó khăn. Vậy làm sao để áp dụng quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc một cách hiệu quả nhất? Cùng SUNTECH giải đáp thắc mắc trên tại bài viết dưới đây!
1. SOP trong nhà thuốc GPP là gì?
SOP là gì?
SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure, là hệ thống quy trình các thao tác chuẩn nhằm hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Nhờ vào quy trình này mà quá trình hoạt động của doanh nghiệp trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. Ngoài ra, hệ thống quy trình này còn giúp nhân sự mới bắt nhịp nhanh chóng với công việc, thích nghi với môi trường làm việc mới.
Quy trình này được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như y tế, hàng không, giáo dục kỹ thuật, sản xuất, nhà hàng, khách sạn…
SOP trong nhà thuốc
Đối với các doanh nghiệp vận hành nhà thuốc, Hệ thống quy trình thao tác chuẩn không chỉ giúp quản lý quy trình vận hành hiệu quả, mà còn là bằng chứng quan trọng khi thẩm định GPP (Good Pharmacy Practice) – tiêu chuẩn thực hành tốt nhà thuốc do Bộ Y tế ban hành.
SOP trong nhà thuốc được thể hiện thông qua các quy trình thao tác chuẩn được ghi lại bằng văn bản như: thao tác trong khu vực làm việc, trình tự mua bán, hướng dẫn kiểm soát trong quá trình tương tác với khách hàng,… sao cho mọi hoạt động đều đạt được hiệu quả cao nhất.
Quá trình xây dựng hệ thống quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc cần phải có sự tham gia và đóng góp ý kiến của toàn bộ nhân viên. Sau khi chủ nhà thuốc phê duyệt thì quy trình mới chính thức có hiệu lực. Mỗi SOP trong nhà thuốc cần ghi rõ thời gian ban hành và thời gian thực hiện trên văn bản.
2. Tuân thủ SOP trong nhà thuốc mang lại lợi ích gì?
Việc xây dựng và áp dụng SOP tại nhà thuốc GPP giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra nhất quán, an toàn, tuân thủ đúng quy định, từ đó nâng cao uy tín và hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà hệ thống quy trình thao tác chuẩn mang lại cho nhà thuốc:
- Giúp việc bán thuốc trở nên thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu sai sót.
- Nhờ quy trình rõ ràng, giúp tiết kiệm thời gian làm quen và thực hành trong nhà thuốc GPP.
- Đảm bảo công việc trong nhà thuốc được xử lý thuần thục, nhanh chóng và chủ động, tăng hiệu suất bán thuốc và doanh thu.
- Hạn chế lãng phí và sai sót khi thử nghiệm quy trình mới.
- Đồng bộ hóa năng suất và xử lý công việc của nhân viên trong nhà thuốc.
3. 12 SOP nhà thuốc GPP cần tuân thủ
Dưới đây là 12 SOP nhà thuốc GPP cần tuân thủ.
SOP mua thuốc
- Lựa chọn nhà cung ứng sản phẩm.
- Thực hiện thanh toán giao dịch mua thuốc.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập vào bán.
SOP bán thuốc theo đơn
- Chào hỏi người mua thuốc (bệnh nhân).
- Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc.
- Lựa chọn và lấy thuốc theo đơn.
- Hướng dẫn cách sử dụng thuốc.
- Lưu trữ thông tin.
- Thu tiền, giao hàng và cảm ơn.
SOP bán thuốc không theo đơn
- Chào hỏi người mua thuốc (bệnh nhân).
- Tìm hiểu nguyên nhân sử dụng thuốc của người mua.
- Xem xét và tư vấn phù hợp.
- Lấy thuốc cho người mua.
- Hướng dẫn cách sử dụng thuốc.
- Lưu trữ thông tin.
- Thu tiền, giao hàng và cảm ơn.
SOP bảo quản và theo dõi chất lượng
- Đảm bảo phương pháp sắp xếp và bảo quản thuốc được thực hiện đúng – đủ.
- Kiểm soát chất lượng thuốc theo thời hạn.
SOP giải quyết khiếu nại và thu hồi thuốc
- Thông báo ngừng bán, nhập và thu hồi thuốc cho nhân viên, các cơ sở và người mua liên quan.
- Kiểm tra và rà soát sản phẩm trong hệ thống và thực tế.
- Nhận lại hàng trả về từ người mua theo số lượng, tình trạng và chất lượng thuốc.
- Thống kê, báo cáo kết quả thu hồi cho cơ quan nhà nước.
- Giải quyết các khiếu nại về thuốc ngay lập tức.
SOP đào tạo
- Nhân viên mới: Dược sĩ/Chủ nhà thuốc huấn luyện về quy trình, luật lệ, kỹ năng liên quan đến dược phẩm, tiếp xúc và tư vấn. Ghi chép, thống kê chi tiết kết quả đào tạo.
- Nhân viên cũ: Dược sĩ/Chủ nhà thuốc tổ chức đào tạo lại, kiểm tra kiến thức, cập nhật tin tức và kỹ năng mới. Tùy quy mô, có thể tổ chức các buổi học hỏi, giảng dạy từ chuyên gia.
SOP tư vấn điều trị
- Chào hỏi khách mua thuốc.
- Tìm hiểu thông tin (tuổi, giới tính, tiền sử bệnh, triệu chứng).
- Nếu ngoài khả năng, khuyên khách đến bệnh viện hoặc phòng khám.
- Đưa ra lời khuyên về chế độ sinh hoạt và dinh dưỡng.
- Tuân thủ quy trình bán thuốc không theo đơn (SOP 3).
- Bảo mật thông tin bệnh trạng và thuốc của khách.
SOP ra lẻ thuốc
- Phân loại rõ ràng tủ và khu vực chứa thuốc.
- Bảo vệ dụng cụ ra lẻ thuốc như kéo, khay, que đếm và có đủ cồn, bông gòn.
- Nhân viên cần thao tác hợp lý khi ra lẻ thuốc có và không có vỏ hộp.
SOP vệ sinh thuốc
- Hàng ngày: Vệ sinh nền nhà, kính, mặt tủ, bàn ghế, cửa, sắp xếp ngăn nắp.
- Hàng tuần: Lau cửa, vệ sinh mạng nhện, bụi ở góc tường, trần nhà, thiết bị điện.
- Hàng tháng: Vệ sinh giá kệ, tủ đông, sắp xếp lại thuốc sau khi làm xong.
SOP ghi chép nhiệt độ, độ ẩm
- Kiểm tra nhiệt kế 2 lần/ngày (9h sáng và 3h chiều) với nhiệt kế tự ghi và không tự ghi.
- Nếu nhiệt độ vượt giới hạn, điều chỉnh ngay và báo cáo với Dược sĩ/Chủ nhà thuốc.
- Báo cáo nếu nhiệt kế hoặc máy điều hòa bị hỏng để xử lý kịp thời.
Yêu cầu: Độ ẩm ≤ 75%, Nhiệt độ ≤ 30°C.
SOP sắp xếp thuốc
- Sắp xếp thuốc theo nhóm riêng biệt.
- Sắp xếp theo điều kiện bảo quản của từng nhóm thuốc.
- Tuân thủ quy định chuyên môn hiện hành.
- Sắp xếp theo tiêu chí: Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra.
- Áp dụng nguyên tắc FEFO & FIFO.
- Sắp xếp tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang gọn gàng.
SOP hủy thuốc
- Nhận công văn hủy thuốc và xử lý thuốc không đạt chất lượng theo quy trình.
- Lưu giữ thông tin và thực hiện báo cáo giải trình.
=>> Bạn có thể tải biểu mẫu Quy trình thao tác chuẩn (SOP) tại nhà thuốc GPP TẠI ĐÂY.
4. Quy trình thao tác chuẩn SOP tại nhà thuốc GPP
Để vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP, doanh nghiệp cần xây dựng và áp dụng quy trình thao tác chuẩn theo các bước rõ ràng, đồng thời lưu ý các điểm sau để quy trình thao tác chuẩn thực sự hiệu quả.
Quy trình xây dựng SOP cho nhà thuốc GPP
Một nhà thuốc chất lượng cần đảm bảo có các quy trình sau:
- Quy trình mua thuốc và kiểm tra chất lượng thuốc.
- Quy trình cấp phát thuốc theo đơn.
- Quy trình bán thuốc không theo toa.
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc.
- Quy trình xử lý khiếu nại, thu hồi hoặc cấm trên toàn quốc.
Nguyên tắc xây dựng SOP
- Rõ ràng, dễ hiểu: Trình bày ngắn gọn, tránh thuật ngữ phức tạp, có thể kèm hình minh họa, sơ đồ.
- Cụ thể, chi tiết: Mô tả từng bước thao tác, biện pháp phòng ngừa, trách nhiệm.
- Khả thi & linh hoạt: Đảm bảo thực tế, có thể điều chỉnh khi quy định, công nghệ thay đổi.
Triển khai, đào tạo & hướng dẫn
- Đào tạo định kỳ: Hướng dẫn nhân viên mới & nhắc lại cho nhân viên cũ.
- Tài liệu dễ tiếp cận: SOP cần được lưu trữ rõ ràng, online/offline, có mục lục, dễ tìm.
- Hỗ trợ thiết bị: Đảm bảo kho, tủ, khu bảo quản đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh, phòng sạch.
Giám sát, đánh giá và cập nhật
- Giám sát thực hiện: Có checklist, bảng theo dõi, biên bản giám sát định kỳ.
- Đánh giá hiệu quả: Rà soát, kiểm tra ít nhất 1 lần/năm.
- Cập nhật thường xuyên: Điều chỉnh khi có quy định mới hoặc thay đổi hoạt động.
Một số lời khuyên khi xây dựng quy trình thao tác chuẩn
- Chuẩn bị ngay từ đầu trước khi vận hành nhà thuốc.
- Sử dụng ngôn ngữ, định dạng dễ hiểu, súc tích, phù hợp thực tế cơ sở.
- Lưu trữ bằng văn bản, dễ tra cứu, dễ phổ biến.
- Khuyến khích nhân viên tham gia góp ý để tăng tính khả thi.
- Doanh nghiệp càng nhiều hoạt động, quy mô càng lớn thì cần hệ thống quy trình thao tác chuẩn càng đầy đủ.
Một quy trình SOP chuẩn sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc đáp ứng tiêu chuẩn và chất lượng, tăng cường niềm tin từ phía người tiêu dùng. Hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc có nhu cầu tư vấn xây dựng nhà thuốc đạt chuẩn GPP, hãy liên hệ với SUNTECH để được hỗ trợ. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn!
