SOP là thuật ngữ để nói về một hệ thống các quy trình thao tác chuẩn theo tiêu chuẩn GPP, nhằm mục đích đảm bảo an toàn và độ chính xác trong mọi hoạt động ở nhà thuốc. Nếu không có hệ thống quy trình thao tác chuẩn, việc duy trì, cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng và an toàn cho khách hàng sẽ trở nên khó khăn. Vậy làm sao để áp dụng 12 quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc một cách hiệu quả nhất? Cùng SUNTECH giải đáp thắc mắc trên tại bài viết dưới đây!
1. SOP trong nhà thuốc GPP
SOP là gì?
SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure, là hệ thống quy trình các thao tác chuẩn nhằm hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Nhờ vào quy trình này mà quá trình hoạt động của doanh nghiệp trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. Ngoài ra, hệ thống quy trình này còn giúp nhân sự mới bắt nhịp nhanh chóng với công việc, thích nghi với môi trường làm việc mới.
SOP trong nhà thuốc
Đối với các doanh nghiệp vận hành nhà thuốc, Hệ thống quy trình thao tác chuẩn không chỉ giúp quản lý quy trình vận hành hiệu quả, mà còn là bằng chứng quan trọng khi thẩm định GPP (Good Pharmacy Practice) – tiêu chuẩn thực hành tốt nhà thuốc do Bộ Y tế ban hành.
SOP trong nhà thuốc được thể hiện thông qua các quy trình thao tác chuẩn được ghi lại bằng văn bản như: thao tác trong khu vực làm việc, trình tự mua bán, hướng dẫn kiểm soát trong quá trình tương tác với khách hàng,… sao cho mọi hoạt động đều đạt được hiệu quả cao nhất.
Quá trình xây dựng hệ thống quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc cần phải có sự tham gia và đóng góp ý kiến của toàn bộ nhân viên. Sau khi chủ nhà thuốc phê duyệt thì quy trình mới chính thức có hiệu lực. Mỗi SOP trong nhà thuốc cần ghi rõ thời gian ban hành và thời gian thực hiện trên văn bản.
Quy trình xây dựng SOP
Một nhà thuốc GPP đạt chuẩn cần đảm bảo có các quy trình sau:
- Quy trình mua thuốc và kiểm tra chất lượng thuốc.
- Quy trình cấp phát thuốc theo đơn.
- Quy trình bán thuốc không theo toa.
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc.
- Quy trình xử lý khiếu nại, thu hồi hoặc cấm trên toàn quốc.
2. Chi tiết 12 quy trình SOP nhà thuốc GPP
Bên cạnh các SOP cơ bản, nhà thuốc cần triển khai đầy đủ 12 SOP theo tiêu chuẩn GPP nhằm đảm bảo vận hành thống nhất, hạn chế sai sót và đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
Quy trình này nhằm kiểm soát nguồn thuốc đầu vào, đảm bảo thuốc được mua từ nhà cung cấp hợp pháp, đạt chất lượng và đủ số lượng theo nhu cầu sử dụng.
Các bước thực hiện:
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín có chứng nhận GDP, giấy phép hợp lệ,…
- Lập kế hoạch đặt hàng
- Thanh toán theo thỏa thuận
- Nhận thuốc, kiểm tra số lượng, hạn dùng, chứng từ, đối chiếu hóa đơn trước khi nhập nho
Quy trình bán thuốc theo đơn
Quy trình bán thuốc kê đơn giúp đảm bảo thuốc được cấp phát đúng theo chỉ định của bác sĩ, hạn chế rủi ro trong sử dụng và bảo vệ an toàn cho người bệnh. Nhân viên nhà thuốc cần kiểm soát chặt chẽ đơn thuốc và tư vấn đầy đủ cho khách hàng.
Các bước thực hiện:
- Chào hỏi người mua thuốc (bệnh nhân).
- Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc.
- Lựa chọn và lấy thuốc theo đơn.
- Hướng dẫn cách sử dụng thuốc.
- Lưu trữ thông tin.
- Thu tiền, giao hàng và cảm ơn.
Quy trình bán thuốc không kê đơn
Áp dụng cho các thuốc thuộc danh mục không cần đơn. Nhân viên cần đánh giá đúng tình trạng sức khỏe khách hàng và tư vấn sử dụng thuốc phù hợp.
Các bước thực hiện:
- Chào hỏi người mua thuốc (bệnh nhân).
- Tìm hiểu nguyên nhân sử dụng thuốc của người mua.
- Xem xét và tư vấn phù hợp.
- Lấy thuốc cho người mua.
- Hướng dẫn cách sử dụng thuốc.
- Lưu trữ thông tin.
- Thu tiền, giao hàng và cảm ơn.
Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc
Đảm bảo thuốc được lưu trữ trong điều kiện phù hợp về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Qua đó duy trì chất lượng và hạn chế nguy cơ hư hỏng hoặc quá hạn trong quá trình bảo quản.
Các bước thực hiện:
- Đảm bảo phương pháp sắp xếp và bảo quản thuốc được thực hiện đúng – đủ.
- Kiểm soát chất lượng thuốc theo thời hạn.
Quy trình xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi
Áp dụng khi có phản ánh của khách hàng hoặc yêu cầu thu hồi từ cơ quan quản lý đối với các sản phẩm không đạt chất lượng.
Các bước thực hiện:
- Thông báo ngừng bán, nhập và thu hồi thuốc cho nhân viên, các cơ sở và người mua liên quan.
- Kiểm tra và rà soát sản phẩm trong hệ thống và thực tế.
- Nhận lại hàng trả về từ người mua theo số lượng, tình trạng và chất lượng thuốc.
- Thống kê, báo cáo kết quả thu hồi cho cơ quan nhà nước.
- Giải quyết các khiếu nại về thuốc ngay lập tức.
Quy trình đào tạo nhân viên
Quy trình đào tạo nhằm đảm bảo nhân viên nhà thuốc có đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện công việc đúng tiêu chuẩn GPP. Cụ thể:
- Nhân viên mới: Đào tạo về quy trình, luật lệ, kỹ năng liên quan đến dược phẩm, tiếp xúc và tư vấn. Ghi chép, thống kê chi tiết kết quả đào tạo.
- Nhân viên cũ: Đào tạo định kì 6-12 tháng, kiểm tra kiến thức, cập nhật tin tức và kỹ năng mới. Tùy quy mô, có thể tổ chức các buổi học hỏi, giảng dạy từ chuyên gia.
Quy trình tư vấn điều trị
Quy trình này giúp người bệnh được tư vấn đầy đủ về việc sử dụng thuốc kết hợp với chế độ sinh hoạt hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả điều trị.
Các bước thực hiện:
- Chào hỏi khách mua thuốc.
- Tìm hiểu thông tin (tuổi, giới tính, tiền sử bệnh, triệu chứng).
- Nếu ngoài khả năng, khuyên khách đến bệnh viện hoặc phòng khám.
- Đưa ra lời khuyên về chế độ sinh hoạt và dinh dưỡng.
- Tuân thủ quy trình bán thuốc không theo đơn (SOP 3).
- Bảo mật thông tin bệnh trạng và thuốc của khách.
Quy trình hướng dẫn ra lẻ thuốc
Đảm bảo việc chia thuốc đúng liều, hợp vệ sinh và an toàn cho người sử dụng.
Các bước thực hiện:
- Phân loại rõ ràng tủ và khu vực chứa thuốc.
- Bảo vệ dụng cụ ra lẻ thuốc như kéo, khay, que đếm và có đủ cồn, bông gòn.
- Nhân viên cần thao tác hợp lý khi ra lẻ thuốc có và không có vỏ hộp.
Quy trình vệ sinh nhà thuốc
Vệ sinh nhà thuốc giúp duy trì môi trường sạch sẽ, hạn chế nhiễm khuẩn và tạo hình ảnh chuyên nghiệp.
Các bước thực hiện:
- Hàng ngày: Vệ sinh nền nhà, kính, mặt tủ, bàn ghế, cửa, sắp xếp ngăn nắp.
- Hàng tuần: Lau cửa, vệ sinh mạng nhện, bụi ở góc tường, trần nhà, thiết bị điện.
- Hàng tháng: Vệ sinh giá kệ, tủ đông, sắp xếp lại thuốc sau khi làm xong.
Quy trình ghi chép nhiệt độ và độ ẩm
Quy trình này giúp đảm bảo điều kiện bảo quản thuốc luôn nằm trong giới hạn cho phép.
Các bước thực hiện:
- Kiểm tra nhiệt kế 2 lần/ngày (9h sáng và 3h chiều) với nhiệt kế tự ghi và không tự ghi.
- Nếu nhiệt độ vượt giới hạn, điều chỉnh ngay và báo cáo với Dược sĩ/Chủ nhà thuốc.
- Báo cáo nếu nhiệt kế hoặc máy điều hòa bị hỏng để xử lý kịp thời.
Yêu cầu: Độ ẩm ≤ 75%, Nhiệt độ ≤ 30°C.
Quy trình sắp xếp và trưng bày thuốc
Bố trí thuốc khoa học, dễ quản lý và thuận tiện trong việc bán hàng.
Các bước thực hiện:
- Sắp xếp thuốc theo nhóm riêng biệt.
- Sắp xếp theo điều kiện bảo quản của từng nhóm thuốc.
- Tuân thủ quy định chuyên môn hiện hành.
- Sắp xếp theo tiêu chí: Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra.
- Áp dụng nguyên tắc FEFO & FIFO.
- Sắp xếp tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang gọn gàng.
Quy trình hủy thuốc phải kiểm soát
Quy trình này áp dụng cho các thuốc thuộc diện kiểm soát đặc biệt hoặc thuốc bị thu hồi do vi phạm nghiêm trọng về chất lượng.
Các bước thực hiện:
- Nhận công văn hủy thuốc và xử lý thuốc không đạt chất lượng theo quy trình.
- Lưu giữ thông tin và thực hiện báo cáo giải trình.
3. Biểu mẫu tổng hợp 12 SOP nhà thuốc
Để hỗ trợ các nhà thuốc trong quá trình xây dựng và triển khai SOP theo tiêu chuẩn GPP, SUNTECH chia sẻ bộ biểu mẫu tổng hợp 12 SOP nhà thuốc bắt buộc, được xây dựng trên nền tảng hệ thống tiêu chuẩn thục hành tốt GxP và có liên quan chặt chẽ đến các tiêu chuẩn ngành Dược như GMP, GCP, GLP, GSP và GDP.
Doanh nghiệp có thể download đầy đủ TẠI ĐÂY.
Doanh nghiệp càng nhiều hoạt động, quy mô càng lớn thì cần hệ thống quy trình thao tác chuẩn càng đầy đủ.
Một quy trình SOP chuẩn sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc đáp ứng tiêu chuẩn và chất lượng, tăng cường niềm tin từ phía người tiêu dùng. Hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc có nhu cầu tư vấn xây dựng nhà thuốc đạt chuẩn GPP, hãy liên hệ với SUNTECH để được hỗ trợ. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn!
