Hướng dẫn thực hiện quy trình 5s trong sản xuất

Trong bối cảnh ngành sản xuất ngày càng yêu cầu tinh gọn, kiểm soát chi phí và nâng cao năng suất, 5S trong sản xuất đã trở thành phương pháp quản lý nền tảng, giúp doanh nghiệp chuẩn hoá môi trường làm việc, giảm lãng phí và sẵn sàng đạt các tiêu chuẩn ISO, GMP hay Kaizen – Lean.  Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn hiểu rõ bản chất, triển khai đúng quy trình, tránh những lỗi phổ biến và biến 5S thành lợi thế cạnh tranh bền vững thay vì “chiến dịch ngắn hạn” trên giấy.

1. 5S trong sản xuất là gì?

5S là phương pháp làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản, là một hệ thống các quy tắc giúp tổ chức sắp xếp, quản lý nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp để các công việc khác được triển khai hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Phương pháp này được phát triển vào những năm 1950 và nhanh chóng trở thành nên tảng quản trị sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing). Tại Việt Nam, mô hình này được các doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhật Bản áp dụng từ những năm 1990, điển hình là Công ty Vikyno (1993).

Phương pháp 5S làm việc tại Nhật Bản
Phương pháp 5S làm việc tại Nhật Bản

Phương pháp này được viết tắt bởi 5 từ bao gồm:

  • S1 – 整理 – Seiri – Sàng lọc: Lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết hoặc không có giá trị.
  • S2 – 整頓 – Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp mọi vật dụng hợp lý và đúng nơi quy định.
  • S3 – 清掃 – Seiso – Sạch sẽ: Giữ vệ sinh ngăn nắp và sạch sẽ.
  • S4 – 清潔 – Seiketsu – Săn sóc: Xây dựng và nuôi dưỡng các cơ chế để đảm bảo các bước S1, S2, S3 được tuân thủ.
  • S5 – 躾 – Shitsuke – Sẵn sàng: Thực hiện 4S trên với tâm thế chủ động và tự giác.

Ngày nay, 5S được áp dụng rộng rãi trong mọi loại hình sản xuất – từ nhà máy điện tử, lắp ráp ô tô đến thực phẩm, dược phẩm – vì hiệu quả rõ rệt: tối ưu hóa không gian, giảm thao tác dư thừa, nâng cao năng suất lao động, hạn chế lỗi, đảm bảo chất lượng và an toàn lao động.

Một quy trình 5 S chỉ thành công khi được duy trì liên tục, có sự cam kết từ cấp lãnh đạo đến từng công nhân trực tiếp vận hành. 5S là nền tảng để phát triển Kaizen, Lean, TPM, ISO, GMP – hệ thống quản lý đòi hỏi kỷ luật, sự tham gia đồng bộ từ lãnh đạo đến công nhân trực tiếp.

Mối quan hệ giữa KAIZEN và 5S

5S và Kaizen đều là hai phương pháp quản lý nổi tiếng được phát triển tại Nhật Bản, cùng chia sẻ một triết lý cốt lõi: cải tiến liên tục để tối ưu hoá môi trường làm việc, giảm lãng phí và gia tăng hiệu quả sản xuất. Hai phương pháp này luôn song hành trong các doanh nghiệp sản xuất tinh gọn:

  • 5S là nền tảng kỷ luật. Dọn dẹp, chuẩn hoá, hình thành nếp làm việc gọn gàng.
  • Kaizen là cải tiến liên tục. Từ môi trường 5 S, tìm ra điểm cải tiến nhỏ – tối ưu quy trình, giảm thao tác thừa, hạ chi phí ẩn.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp Nhật Bản và các nhà máy FDI tại Việt Nam duy trì các nhóm Kaizen nhỏ, thường xuyên cải tiến quy trình nhờ môi trường làm việc gọn gàng mà 5 S mang lại.

Xem thêm: Hướng dẫn thực hiện quy trình 5S trong y tế

2. 5S mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp sản xuất?

Áp dụng 5S trong sản xuất mang lại nhiều giá trị thực tế.

Đối với doanh nghiệp

  • Tối ưu không gian làm việc, sắp xếp máy móc – vật tư hợp lý, giảm diện tích lãng phí.
  • Tiết kiệm chi phí vận hành và bảo trì nhờ thiết bị được vệ sinh, kiểm tra thường xuyên, hạn chế hỏng hóc đột xuất.
  • Chuẩn hoá khu vực lưu trữ, kho hàng, giảm tồn kho ảo, thất thoát và sai sót khi kiểm đếm.
  • Rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự mới nhờ quy trình thao tác rõ ràng, dễ hướng dẫn.
  • Xây dựng hình ảnh nhà máy gọn gàng, kỷ luật – nâng cao uy tín khi tiếp đón khách hàng, đối tác.

Nhiều khảo sát tại các doanh nghiệp Nhật Bản cho thấy, 5 S có thể giúp tiết kiệm 5–10% chi phí vận hành, nếu được duy trì đều đặn.

Hình ảnh 5S trong sản xuất - Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ lấy
Hình ảnh 5S trong sản xuất – Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ lấy

Đối với công nhân

  • Làm việc trong môi trường sạch sẽ, thoáng đãng, hạn chế rủi ro tai nạn lao động.
  • Giảm thời gian tìm kiếm công cụ, vật tư – tập trung vào công việc chính.
  • Hình thành thói quen tự giác giữ gìn nơi làm việc, tạo nếp kỷ luật chung.
  • Tăng tinh thần trách nhiệm, cải thiện năng suất lao động.

Đối với khách hàng & đối tác

  • Dễ tạo ấn tượng tích cực khi tham quan, đánh giá nhà máy.
  • Là bước đệm để đạt các tiêu chuẩn cao hơn như ISO, GMP, HACCP.
  • Tăng khả năng mở rộng hợp tác, tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu.

3. Nội dung và cách thực hiện 5S trong sản xuất công nghiệp

Để triển khai 5S trong sản xuất công nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần bám sát 6 bước chuẩn dưới đây.

Bước 1: Xác định mục tiêu & thành lập Ban chỉ đạo 5 S

Trước tiên, doanh nghiệp phải xác định mục tiêu:

  • Giảm lãng phí ở công đoạn nào?
  • Tăng diện tích sử dụng ra sao?
  • Rút ngắn thời gian thao tác bao nhiêu %?

Sau đó thành lập Ban chỉ đạo 5S — gồm quản lý cấp cao, quản lý sản xuất, trưởng nhóm các bộ phận. Đây là những người chịu trách nhiệm chính, giám sát xuyên suốt và đảm bảo nhân viên thực hiện nghiêm túc.

Lưu ý: Nếu có thể, nên cử nhân sự tham gia các khóa đào tạo 5S – Kaizen – Lean để nắm chắc cách làm.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết & phân công cụ thể

5 S không thể áp dụng chung chung. Doanh nghiệp cần kế hoạch cụ thể:

  • Triển khai khu vực nào trước?
  • Bao lâu kiểm tra một lần?
  • Ai chịu trách nhiệm ở từng khu vực?

Cần chia rõ từng khu: khu máy móc, khu phụ trợ, kho vật tư, hành lang,… Mỗi khu sẽ có nhóm phụ trách, gắn KPI, checklist và quy định báo cáo.

Bước 3: Phổ biến & đào tạo toàn bộ nhân sự

Nhân viên phải hiểu 5 S không chỉ là dọn dẹp mà là thói quen quản lý.

  • Thông báo mục tiêu, quy tắc đến toàn bộ công nhân, kỹ thuật viên, quản lý.
  • Thiết kế poster, băng rôn, bảng tiêu chuẩn  treo tại khu vực làm việc.
  • Tổ chức đào tạo ngắn hạn, hướng dẫn trực tiếp tại hiện trường để ai cũng hiểu vai trò của mình.

Bước 4: Triển khai thực tế theo quy trình 5S

Triển khai 5S theo quy trình:

  • Seiri (Sàng lọc): Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, máy móc,…Loại bỏ các vật tư, tài liệu, thiết bị không cần thiết. Thanh lý hoặc tái sử dụng để tiết kiệm chi phí.
  • Seiton (Sắp xếp): Quy hoạch lại vị trí đặt thiết bị, công cụ, hồ sơ theo tần suất sử dụng. Dụng cụ dùng thường xuyên → đặt gần. Dụng cụ ít dùng → đặt xa, lưu kho, gắn nhãn, sơ đồ vị trí rõ ràng.
  • Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh tổng thể máy móc, sàn xưởng. Phân khu vực vệ sinh, phát động phong trào tổng vệ sinh định kỳ. Trang bị đầy đủ dụng cụ làm sạch.
  • Seiketsu (Chuẩn hoá – Săn sóc): Chuẩn hoá quy trình duy trì 3S đầu tiên. Ban hành nội quy, bảng chấm điểm, bảng checklist treo công khai. Giao quyền kiểm tra cho các nhóm trưởng hoặc Tổ 5 S.
  • Shitsuke (Kỷ luật – Sẵn sàng): Rèn thói quen tự giác. Kết hợp khen thưởng – phạt rõ ràng để duy trì tinh thần 5 S lâu dài.

Bước 5 Đánh giá, kiểm tra & cải tiến

Dựa vào các tiêu chí và thang đo đã được thiết lập trước đó, doanh nghiệp tiến hành đánh giá thực tế của quy trình triển khai 5 S. Bước này bao gồm việc thu thập phản hồi và ý kiến đóng góp từ toàn bộ cán bộ và nhân viên, ghi nhận các vấn đề tồn đọng, đề xuất các giải pháp cải tiến và khắc phục.

Sau đó, tổng hợp thành tích và công bố kết quả đánh giá để tạo động lực, tăng cường sự chủ động trong quá trình duy trì và phát triển hệ thống 5S.

Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng & nhân rộng

Tuyên dương những cá nhân và tổ chức đã xuất sắc hoàn thành việc triển khai 5 S. Để thể hiện sự công nhận và động viên, doanh nghiệp cần trao thưởng, bằng khen và giấy khen cho những cá nhân và đơn vị có thành tích xuất sắc nhất. Doanh nghiệp sẽ ghi nhận cố gắng và nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức. Đồng thời xây dựng một môi trường thi đua tích cực tại từng cơ sở để tạo động lực và khích lệ tinh thần làm việc.

Thực hiện 5s mọi lúc mọi nơi
Thực hiện 5s mọi lúc mọi nơi

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách thực hiện 5S trong sản xuất. Những thông tin trên sẽ bổ sung thêm cho các tổ chức, doanh nghiệp trong việc xây dựng và thực hành tiêu chuẩn chất lượng như 5 S, ISO,… từ đó củng cố sức mạnh tập thể, đội nhóm của doanh nghiệp sản xuất.

4. Các lỗi thường gặp khi thực hiện 5S và cách khắc phục

5S tuy được đánh giá là một trong những công cụ quản lý đơn giản nhất nhưng không ít doanh nghiệp triển khai ồn ào, duy trì hời hợt rồi nhanh chóng… biến mất khỏi xưởng. Dưới đây là những vấn đề phổ biến khiến 5 S dễ thất bại và cách khắc phục thực tế, bám sát đặc thù nhà máy sản xuất công nghiệp.

Thiếu kế hoạch, mục tiêu và lộ trình rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp khởi động 5 S theo kiểu “phong trào” – treo băng rôn, phát động, dọn dẹp vài buổi rồi ngưng. Không có mục tiêu cụ thể (ví dụ: khu vực nào áp dụng trước? tiêu chí đánh giá ra sao? lộ trình duy trì bao lâu?). Điều này dẫn đến việc nhân viên thực hiện đối phó, thiếu tính cam kết.

Khắc phục:

  • Xây dựng mục tiêu rõ ràng cho từng giai đoạn (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng).
  • Quy định tiêu chí đo lường cụ thể: tần suất kiểm tra, điểm chấm theo checklist, trách nhiệm giám sát.
  • Gắn 5 S với các chỉ tiêu KPI, thưởng phạt minh bạch để duy trì động lực.

Thiếu nguồn lực – thiếu đào tạo – thiếu hướng dẫn

Doanh nghiệp thường bỏ qua khâu đào tạo bài bản, không chuẩn hoá tài liệu, không cung cấp đủ công cụ: biển báo, kệ, hộp dụng cụ, template nhãn mác… dẫn đến việc nhân viên không biết dọn cái gì, đặt ở đâu, tiêu chuẩn thế nào là đạt.

Khắc phục:

  • Tổ chức đào tạo thực tế, hướng dẫn bằng hình ảnh, video, ví dụ cụ thể.
  • Cung cấp đầy đủ dụng cụ hỗ trợ: kệ, thùng rác phân loại, bảng thông tin, poster minh hoạ.
  • Làm checklist mẫu cho từng khu vực: bàn thao tác, kho, máy móc, khu phụ trợ.

Lãnh đạo không đồng hành, cam kết hời hợt

Một trong những nguyên nhân khiến 5 S không đạt hiệu quả là vai trò lãnh đạo mờ nhạt: ban quản lý chỉ hô khẩu hiệu, phê duyệt ngân sách ban đầu, rồi phó mặc cho các tổ sản xuất tự duy trì.

Khắc phục:

  • Lãnh đạo cần xuống hiện trường định kỳ, kiểm tra đột xuất.
  • Tổ chức các buổi họp nhóm Kaizen, lắng nghe ý kiến từ công nhân.
  • Gắn 5S vào báo cáo tuần/tháng, khen thưởng phòng ban thực hiện tốt.
Khẩu lệnh 5S
Khẩu lệnh 5S

Thiếu sự tham gia tự giác từ nhân viên

5S bắt buộc sự tham gia đồng bộ từ mọi vị trí – từ quản lý ca, tổ trưởng cho tới công nhân trực tiếp. Nếu người lao động xem 5S là “việc của cấp trên” hoặc “việc của tổ vệ sinh”, môi trường sẽ nhanh chóng trở lại tình trạng lộn xộn.

Khắc phục:

  • Truyền thông rõ lợi ích thiết thực: dễ làm việc, ít mất thời gian tìm kiếm dụng cụ, an toàn lao động cao hơn.
  • Tổ chức thi đua, khen thưởng cá nhân, nhóm giữ khu vực gọn gàng nhất.
  • Đưa 5 S thành tiêu chí đánh giá thi đua tháng/quý.

Thiếu duy trì, không tái kiểm tra

Nhiều nhà máy áp dụng 5S 1-2 tháng rồi buông xuôi. Không tái kiểm tra, không cập nhật các tiêu chuẩn mới, không điều chỉnh theo thực tế sản xuất phát sinh. Kết quả: bụi bẩn, lộn xộn trở lại, nhân viên mất niềm tin.

Khắc phục:

  • Xây dựng lịch audit nội bộ định kỳ (hàng tuần, hàng tháng).
  • Gắn 5 S vào hệ thống ERP, ISO, TPM để có công cụ quản lý đồng bộ.
  • Định kỳ bảo trì, cải tiến layout nếu phát sinh thiết bị, quy trình mới.

Áp dụng rập khuôn, không phù hợp thực tế

5 S không thể áp dụng rập khuôn cho mọi loại hình. Nếu máy móc, dây chuyền hoặc layout thay đổi nhưng quy trình 5S không được điều chỉnh, sẽ phát sinh xung đột với năng suất, chất lượng.

Khắc phục:

  • Tổ chức họp nhóm vận hành, lấy ý kiến công nhân trực tiếp để điều chỉnh layout, quy trình.
  • Phát triển checklist linh hoạt theo từng khu vực, từng phòng ban, tránh áp dụng cứng nhắc.

5S không phải công cụ nhất thời mà là “nền móng văn hoá kỷ luật” cho mọi doanh nghiệp sản xuất muốn tinh gọn, tiết kiệm chi phí ẩn, tăng khả năng đạt ISO, GMP, tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu. Triển khai 5S dễ, duy trì 5 S mới khó — và chỉ khi lãnh đạo đồng hành, công nhân hiểu, hệ thống kiểm soát minh bạch, 5 S mới thực sự phát huy giá trị bền vững. SUNTECH cảm ơn bạn đọc đã theo dõi!