SOP là thuật ngữ để nói về một hệ thống các quy trình thao tác chuẩn theo tiêu chuẩn GPP, nhằm mục đích đảm bảo an toàn và độ chính xác trong mọi hoạt động ở nhà thuốc. Nếu không có SOP, việc duy trì và cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng và an toàn cho khách hàng sẽ trở nên khó khăn. Vậy làm sao để áp dụng quy trình SOP một cách hiệu quả nhất? Cùng SUNTECH giải đáp các thắc mắc trên tại bài viết dưới đây!
1. SOP là gì?
SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure, là hệ thống quy trình các thao tác chuẩn nhằm hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Nhờ vào quy trình này mà quá trình hoạt động của doanh nghiệp trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. Ngoài ra, SOP còn giúp nhân sự mới bắt nhịp nhanh chóng với công việc, thích nghi với môi trường làm việc mới.
Quy trình SOP được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như y tế, hàng không, giáo dục kỹ thuật, quân sự, du lịch, nhà hàng, khách sạn…
SOP trong nhà thuốc
SOP trong nhà thuốc được thể hiện thông qua các quy trình chuẩn được ghi lại bằng văn bản như: thao tác trong khu vực làm việc, trình tự mua bán, hướng dẫn kiểm soát trong quá trình tương tác với khách hàng,… sao cho mọi hoạt động đều đạt được hiệu quả cao nhất.
Quá trình xây dựng SOP trong nhà thuốc cần phải có sự tham gia và đóng góp ý kiến của toàn bộ nhân viên. Sau khi chủ nhà thuốc phê duyệt thì quy trình mới chính thức có hiệu lực. Mỗi S OP cần ghi rõ thời gian ban hành và thời gian thực hiện trên văn bản.
2. Tại sao nhà thuốc nên thực hiện quy trình chuẩn SOP?
Thực hiện quy trình thao tác chuẩn trong các nhà thuốc GPP mang lại nhiều ưu điểm quan trọng như sau:
- Giúp việc bán thuốc trở nên thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu sai sót.
- Nhờ quy trình rõ ràng, giúp tiết kiệm thời gian làm quen và thực hành trong nhà thuốc GPP.
- Đảm bảo công việc trong nhà thuốc được xử lý thuận thục, nhanh chóng và chủ động, tăng hiệu suất bán thuốc và doanh thu.
- Hạn chế lãng phí và sai sót khi thử nghiệm quy trình mới.
- Đồng bộ hóa năng suất và xử lý công việc của nhân viên trong nhà thuốc.
3. Quy trình SOP cho nhà thuốc chuẩn GPP
Nhà thuốc chất lượng cần có các quy trình sau:
- Quy trình mua thuốc và kiểm tra chất lượng thuốc.
- Quy trình cấp phát thuốc theo đơn.
- Quy trình bán thuốc không theo toa.
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc.
- Quy trình xử lý khiếu nại, thu hồi hoặc cấm trên toàn quốc.
Quy trình thao tác chuẩn của nhà thuốc GPP là tài liệu mô tả rõ ràng và cụ thể về các bước cần thực hiện trong một hoạt động cụ thể tại nhà thuốc. Các bước cần thực hiện:
Bước 1: Chào hỏi khách hàng
Việc đón tiếp khách hàng cần phải có thái độ tôn trọng và niềm nở. Ngoài ra, thông tin của khách hàng cần được bảo mật tuyệt đối.
Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc từ khách hàng
Đơn thuốc có hiệu lực khi đơn đúng theo mẫu quy định, chứ đầy đủ thông tin (họ tên, chữ kỹ, đóng dấu của bệnh viên hoặc phòng khám)
Người bán cần lưu ý:
- Đơn thuốc không quá 5 ngày
- Kiểm tra thông tin bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh
Đối với đơn thuốc không hợp lệ, dược sĩ cần liên hệ với người kê đơn hoặc từ chối kê đơn và giải thích lý do cho người mua.
Bước 3: Nhập dữ liệu vào hệ thống và thu tiền
Ngày nay, tất cả nhà thuốc đều được kết nối với cơ sở quốc gia về dược. Vì vậy, nhân viên bán hàng sẽ phải nhập thông tin từ đơn thuốc vào phần mềm quản lý nhà thuốc trên máy tính dưới sự hướng dẫn của quản lý trong quá trình đào tạo.
Nếu nhà thuốc hết thuốc theo đơn, nhân viên sẽ thông báo lại cho người bệnh và yêu cầu người mua kê đơn lại hoặc tư vấn và chọn thuốc tương đương theo yêu cầu của người mua. Dược sĩ bằng đại học mới được phép thực hiện việc thay thế thuốc.
Sau khi bán đơn thuốc, nhà thuốc sẽ in hóa đơn bán hàng và tiến hành đối chiếu để hoàn tất quy trình theo quy định. Nếu khách hàng không mua thuốc, nhà thuốc sẽ hủy đơn hàng và trả lại đơn thuốc.
Bước 4: Lấy thuốc theo hóa đơn
Khi lấy thuốc theo đơn, nhân viên bán hàng cần đảm bảo các thông tin như; cách sử dụng liều lượng và lưu ý sử dụng được ghi rõ ràng cụ tể. Đặt thuốc vào túi thuốc cẩn thận đảm bảo chất lượng của thuốc không bị ảnh hưởng.
Đối với trường hợp cần thay thế thuốc, nhân viên bán hàng cần phải ghi chi tiết về tên và số lượng thuốc thay thế (nếu có). Thông tin này sẽ được cung cấp cho người mua hàng để đảm bảo rằng họ nhận được đúng loại và số lượng thuốc theo đúng yêu cầu.
Bước 5: Hướng dẫn khách hàng sử dụng
Nhân viên bán hàng sẽ hướng dẫn và giải thích chi tiết cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách sử dụng của từng loại thuốc có trong đơn.
Bước 6: Giao thuốc cho khách hàng
Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin, nhà thuốc tiến hành giao thuốc cho người mua và cảm ơn họ.
4. Những lưu ý khi vận hành quy trình
Khi viết quy trình thao tác chuẩn, doanh nghiệp nên sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn và dễ hiểu. Tránh các từ ngữ khó hiểu và phương ngôn địa phương. Ngoài ra, một nhà thuốc đáng tin cậy cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất và giấy tờ chuyên môn.
Một quy trình SOP chuẩn sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc đáp ứng tiêu chuẩn và chất lượng, tăng cường niềm tin từ phía người tiêu dùng. Hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc có nhu cầu tư vấn xây dựng nhà thuốc đạt chuẩn GPP, hãy liên hệ với SUNTECH để được hỗ trợ. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn!
Xem thêm: Tầm quan trọng của GMP trong ngành dược là gì?
Block "thong-tin" not found
