Ngành sản xuất đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế. Việc quản lý chất lượng trong quy trình sản xuất là cần thiết và quy trình 5 S là một công cụ hiệu quả. Vậy 5S là gì? 5 S có vai trò gì trong quá trình sản xuất? Quy trình thực hiện ra sao? Cùng SUNTECH khám phá trong bài viết sau.
1. Quy trình 5S
5S là tên của một phương pháp làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản, là một hệ thống các quy tắc giúp tổ chức sắp xếp, quản lý nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp để các công việc khác được triển khai hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Ngày nay 5 S đang được áp dụng phổ biến trên nhiều quốc gia trên thế giới. Tại Việt Nam, 5 S được triển khai và áp dụng đầu tiên vào năm 1993 bởi công ty Vikyno khi Nhật Bản đầu tư tại Việt Nam.
Phương pháp này được viết tắt bởi 5 từ bao gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Cụ thể:
- S1 – 整理 – Seiri – Sàng lọc: Lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết hoặc không có giá trị.
- S2 – 整頓 – Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp mọi vật dụng hợp lý và đúng nơi quy định.
- S3 – 清掃 – Seiso – Sạch sẽ: Giữ vệ sinh ngăn nắp và sạch sẽ.
- S4 – 清潔 – Seiketsu – Săn sóc: Xây dựng và nuôi dưỡng các cơ chế để đảm bảo các bước S1, S2, S3 được tuân thủ.
- S5 – 躾 – Shitsuke – Sẵn sàng: Thực hiện 4S trên với tâm thế chủ động và tự giác.
2. Tầm quan trọng của 5S trong sản xuất
Mọi doanh nghiệp đều mong muốn có không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Vì vậy, phương pháp 5 S ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là tại Việt Nam, nơi một số doanh nghiệp thường không chú ý đến việc này. Thói quen giữ lại mọi thứ, kể cả những thứ không cần thiết, làm cho không gian làm việc trở nên bừa bộn mất thẩm mỹ, tốn thời gian trong việc tìm đồ, xếp đồ.
Phương pháp 5 S có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, quy mô và lĩnh vực của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý công việc một cách khoa học và hiệu quả, hoặc năng suất chưa đạt được mức mong đợi và tốn nhiều thời gian, thì phương pháp 5 S sẽ là lựa chọn tối ưu nhất để giải quyết những thách thức này.
3. Lợi ích mà 5S mang lại cho quá trình sản xuất
Việc áp dụng 5S trong quản lý sản xuất mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân sự.
Đối với doanh nghiệp:
- Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, cải thiện hiệu suất sản xuất và kinh doanh.
- Xây dựng nề nếp và tác phong kỷ luật cho người lao động.
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và sạch đẹp.
- Giảm thời gian lãng phí để tiết kiệm chi phí.
- Xây dựng hình ảnh chỉnh chu, mở ra cơ hội kinh doanh mới.
Đối với nhân sự:
- Làm việc trong môi trường gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp.
- Nâng cao giá trị lao động thông qua việc tăng hiệu suất làm việc, đồng thời tăng lợi nhuận cho công ty.
- Nâng cao tinh thần tự giác trong quản lý và sắp xếp không gian làm việc.
- Tăng cường động lực làm việc cho nhân viên.
Xem thêm: Thực hành sản xuất tốt GMP trong thực phẩm
4. Hướng dẫn triển khai quy trình 5s trong sản xuất
Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể trong 5S
Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng và chi tiết trước khi thực hiện 5 S. Để đảm bảo sự hiệu quả, doanh nghiệp cần thành lập một ban kiểm tra chịu trách nhiệm với tư cách là người quản lý có tính kỷ luật cao và có tầm ảnh hưởng lớn đối với tất cả thành viên trong tổ chức.
Để nâng cao chất lượng thực hiện 5S, một số thành viên trong tổ chức nên tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5 S do các tổ chức uy tín tổ chức. Điều này giúp họ có kiến thức sâu rộng về 5 S và áp dụng những phương pháp hiệu quả nhất trong quá trình triển khai.
Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu và học hỏi từ những đơn vị đã thành công trong việc triển khai 5 S trong lĩnh vực sản xuất. Tham khảo kinh nghiệm của họ có thể cung cấp những gợi ý quý báu và giúp tối ưu hóa quá trình 5 S của tổ chức.
Bước 2: Lập kế hoạch và phân phối nhiệm vụ cho bạn kiểm tra
Bổ nhiệm các chức vụ trong ban kiểm tra như Trưởng ban, Phó ban, Thư ký,… Mỗi người sẽ đảm nhận những trách nhiệm cụ thể để đảm bảo tính hiệu quả và tính kỷ luật của quá trình 5 S.
Thiết lập cách thức triển khai thực hiện 5S theo từng bộ phận. Việc này giúp tập trung sự chú ý vào từng phần của tổ chức, đồng thời đảm bảo sự đồng đều trong việc thực hiện quá trình 5 S.
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch huy động tất cả các thành viên trong dây chuyền sản xuất để thực hiện 5 S và nâng cao nhận thức về quy trình.
Bước 3: Phổ biến và đào tạo nhân viên
Doanh nghiệp cần thông báo mục tiêu, kế hoạch đến toàn thể nhân viên trong công ty. Thiết kế biểu ngữ, hình ảnh 5 S để duy trì 5 S trong tâm trí nhân viên. Cung cấp các khóa đào tạo về 5 S cho nhân viên.
Bước 4: Triển khai thực hiện 5S trong sản xuất
Seiri – Sàng lọc
Doanh nghiệp cần thống kê lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu, máy móc,… Sau đó, loại bỏ những vật phẩm không giá trị và không còn sử dụng. Hoặc thanh lý những vật dụng còn sử dụng được nhưng không cần thiết và tìm cách tái sử dụng những đồ còn giá trị để tiết kiệm chi phí.
Seiton – Sắp xếp
Bố trí, sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu, máy móc,.. dựa trên mức độ sử dụng. Những đồ vật thường xuyên sử dụng nên sắp xếp gần nơi làm việc hoặc người sử dụng để giảm thời gian tìm kiếm và tăng tính tiện lợi. Các vật dụng và máy móc chỉ sử dụng thỉnh thoảng được đặt xa hơn để giữ cho khu vực làm việc trở nên gọn gàng và thoải mái. Những đồ chưa dùng hoặc cần lưu trữ được đặt vào các khu vực cất giữ, được đánh nhãn rõ ràng để dễ tìm khi cần thiết.
Seiso – Sạch sẽ
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổng vệ sinh định kì. Bao gồm: Sơ đồ, phân chia khu vực cho từng nhóm, trang bị đầy đủ dụng cụ và phát động lệnh tổng vệ sinh giúp đảm bảo sự sạch sẽ. Lãnh đạo cần làm gương cho nhân viên, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm vệ sinh khu vực làm việc cá nhân.
Xem thêm: Quy trình vệ sinh nhà xưởng GMP chi tiết
Seiketsu – Săn sóc
Doanh nghiệp cần ban hành văn bản chi tiết, làm rõ quy trình thực hiện bước 3S. Thiết lập thang đo và tiêu chí để đánh giá hiệu suất. Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân và phòng ban, đồng thời thiết lập cơ chế theo dõi và kiểm tra định kỳ.
Để khuyến khích sự tích cực, việc tuyên dương và khen thưởng cá nhân, tổ chức nổi bật là cần thiết. Điều này tạo động lực và thúc đẩy lòng trách nhiệm trong việc duy trì 3S trên. Đồng thời, cần xử lý các trường hợp vi phạm giúp duy trì và củng cố hệ thống một cách hiệu quả.
Shitsuke – Sẵn sàng
Duy trì hành động để củng cố thói quen 5S tại các cơ sở. Mỗi cán bộ và nhân viên trong đơn vị cần tự giác, chủ động tuân thủ mọi quy định và chính sách được ban hành.
Bước 5: Đánh giá 5S
Dựa vào các tiêu chí và thang đo đã được thiết lập trước đó, doanh nghiệp tiến hành đánh giá thực tế của quy trình triển khai 5 S. Bước này bao gồm việc thu thập phản hồi và ý kiến đóng góp từ toàn bộ cán bộ và nhân viên, ghi nhận các vấn đề tồn đọng, đề xuất các giải pháp cải tiến và khắc phục. Sau đó, tổng hợp thành tích và công bố kết quả đánh giá để tạo động lực, tăng cường sự chủ động trong quá trình duy trì và phát triển hệ thống 5 S.
Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng nhân viên 5S
Tuyên dương những cá nhân và tổ chức đã xuất sắc hoàn thành việc triển khai 5 S. Để thể hiện sự công nhận và động viên, doanh nghiệp cần trao thưởng, bằng khen và giấy khen cho những cá nhân và đơn vị có thành tích xuất sắc nhất. Doanh nghiệp sẽ ghi nhận cố gắng và nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức. Đồng thời xây dựng một môi trường thi đua tích cực tại từng cơ sở để tạo động lực và khích lệ tinh thần làm việc.
5. 4 yếu tố để triển khai thành công quy trình 5S
Để triển khai 5 S thành công doanh cần cần phối hợp nhiều yếu tố khác nhau. Vậy các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi áp dụng 5 S là gì?
Sự đồng tình, ủng hộ của ban lãnh đạo
Sự đồng tình, hỗ trợ của lãnh đạo đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công của bất kì dự án nào. Bên cạnh đó, sự cam kết của lãnh đạo chính là yếu tố quan trọng giúp tiêu chuẩn 5 S được triển khai thành công.
Đào tạo 5S cho toàn bộ nhân viên
Để thực hiện 5S một cách hiệu quả, mọi nhân viên cần hiểu rõ về 5 S và cách thực hiện phương pháp. Do đó, việc tổ chức đào tạo 5 S cho toàn bộ nhân viên là điều tất yếu.
Tham gia 5S trên tinh thần tự nguyện
Doanh nghiệp nên tổ chức các hoạt động thi đua 5 S để tạo động lực, khích lệ nhân viên thực hiện với tính thần tự nguyện, thoải mái và sáng tạo.
Cải tiến liên tục
Để mô hình 5S đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến các hoạt động 5 S qua các giai đoạn. Quy tắc 5 S lấy con người làm trung tâm và đồng thời xây dựng phương pháp thực hiện dựa vào con người là chủ yếu.
6. Mối quan hệ giữa KAIZEN và 5S
KAIZEN và 5 S là hai phương pháp quản lý chất lượng được phát triển tại Nhật Bản. Cả hai phương pháp đều tập trung vào việc cải tiến liên tục và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn.
KAIZEN là một khái niệm rộng bao gồm nhiều phương pháp cải tiến khác nhau. KAIZEN nhấn mạnh vào việc cải tiến nhỏ và liên tục, được thực hiện bởi tất cả mọi người trong tổ chức. Nhờ sự kết hợp của những thay đổi nhỏ này, doanh nghiệp có thể đạt được những cải tiến lớn về chất lượng, an toàn và hiệu suất công việc. Quá trình cải tiến liên tục KAIZEN hoàn toàn phù hợp với tiêu chuẩn 5 S. Việc thực hiện những điều nhỏ như sắp xếp gọn gàng, làm sạch sẽ và duy trì quy trình tổ chức có thể góp phần tích cực vào quá trình KAIZEN, đảm bảo sự liên tục, hiệu quả trong quản lý và cải tiến.
7. Mội số lỗi thường gặp khi thực hiện 5S và cách khắc phục
SUNTECH chia sẻ với bạn một số lỗi thường gặp khi thực hiện 5S trong sản xuất và cách khắc phục.
Nhân viên không tham gia đầy đủ
Phương pháp 5S lấy con người làm trung tâm, chính vì vậy sự tự giác tham gia của nhân viên là yếu tố quyết định thành công của 5 S trong sản xuất. Để khắc phục, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng 5 S trong công việc. Đồng thời, tạo điều kiện cho họ có thể đóng góp ý kiến và tích cực tham gia trong quá trình triển khai 5 S.
Chưa có mục tiêu, kế hoạch và chiến lược rõ ràng
Đây là lỗi thường gặp trong khi thực hiện triển khai 5 S. Để khắc phục, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và kế hoạch chi tiết cho mỗi bước, đồng thời đánh giá và theo dõi tiến độ định kỳ. Cần tăng cường nhận thức và hiểu biết của nhân sự về ảnh hưởng của 5 S thông qua cách thực hiện rõ ràng, đúng đắn và phù hợp khi áp dụng.
Không có cam kết từ ban lãnh đạo
Cam kết của lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong quá trình triển khai 5 S. Một trong những lỗi thường gặp là ban lãnh đạo ít hoặc không đề cập đên sự cam kết. Điều này dẫn đến nhân viên không nhận ra tầm quan trọng của 5S và thiếu sự tự giác trong thực hiện. Do đó, lãnh đạo cần thường xuyên theo dõi, đánh giá và nhắc nhở để tạo ra môi trường hỗ trợ chung từ tất cả các thành viên.
Hiệu quả đạt được không đáng kể
Việc không thấy rõ hiệu quả vượt trội của việc thực hiện 5 S khá phổ biến. Bởi vì việc đánh giá hiệu quả của phương pháp 5 S thường phụ thuộc vào đặc thù và văn hóa sản xuất trong từng lĩnh vực. Để khắc phục lỗi này, doanh nghiệp cần đánh giá lại các bước đã thực hiện, xem xét các cách để cải thiện và tăng cường hiệu quả của 5S. Ngoài ra, cần đánh giá lại mục tiêu và kế hoạch để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Không đủ nguồn tài nguyên, thiếu sự hỗ trợ
Thiếu tài nguyên và sự hỗ trợ từ các bộ phận và nhân viên khác trong công ty là một thách thức. Để khắc phục, cần xây dựng một kế hoạch truyền thông rõ ràng, giải thích về 5S và lợi ích của nó cho các nhân viên và bộ phận khác, đồng thời cung cấp đủ tài nguyên và hỗ trợ để thực hiện 5 S một cách hiệu quả.
Việc đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo hiệu quả của hệ thống 5 S. Nếu nhân viên không nhận được đào tạo và hướng dẫn đúng cách, họ sẽ không hiểu rõ mục đích và lợi ích của việc triển khai hệ thống 5 S trong sản xuất.
Không đáp ứng yêu cầu sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng
Thực hiện 5 S có thể ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất và quản lý chất lượng. Để khắc phục, cần tăng cường quản lý và kiểm soát quy trình sản xuất, đồng thời tối ưu hóa quy trình để đảm bảo rằng việc thực hiện 5 S không gây ảnh hưởng đáng kể đến năng suất và chất lượng sản phẩm.
Xem thêm: Tiêu chuẩn HACCP trong lĩnh vực thực phẩm
Không bảo trì, nâng cấp
Vệc không thực hiện bảo trì và nâng cấp cải tiến sau khi áp dụng 5 S có thể dẫn đến không đạt hiệu quả cao và thiếu tính phù hợp với tình hình sản xuất. Để khắc phục điều này, doanh nghiệp cần phải thiết lập một kế hoạch bảo trì và nâng cấp để đảm bảo rằng hệ thống 5 S không chỉ được duy trì mà còn được cải tiến liên tục và có tính phù hợp với quy trình sản xuất theo thời gian.
Bài viết trên của SUNTECH đã cung cấp thông tin chi tiết về 5S là gì và cách thức triển khai tiêu chuẩn 5 S hiệu quả trong sản xuất. SUNTECH chân thành cảm ơn bạn đã bỏ thời gian tìm hiểu bài viết!
